La gestion documentaire sans surcharge
Avec Trace For Good, centralisez l’ensemble de vos documents et assurez la conformité de vos engagements. Structurez vos flux, automatisez la collecte documentaire et sécurisez vos pièces justificatives pour gagner en fiabilité et en efficacité.
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Pourquoi automatiser sa gestion documentaire ?
Automatiser sa gestion documentaire, c’est répondre à un enjeu simple : si les supply chains génèrent une quantité croissante de documents, ils sont de plus en plus difficiles à gérer manuellement.
Sans organisation centralisée, les équipes perdent du temps, les fournisseurs sont sollicités à répétition et les preuves sont parfois introuvables lorsque les autorités les demandent.
Centraliser ses documents permet d’éviter ces situations en apportant de la rigueur à un processus qui en manque souvent.
- Cela fait gagner un temps considérable
Une source d’information unique évite les doublons et les demandes répétées aux fournisseurs pour obtenir le même document. Toutes les équipes accèdent à des fichiers à jour, sans confusion ni dispersion. - Cela sécurise les documents et les preuves
Audits, scope certificates, transaction certificates, factures ou attestations : tout est collecté, vérifié et archivé de manière structurée. Les risques de perte, d’erreur ou de mauvaise version sont nettement réduits. - En cas de contrôle, vous avez immédiatement accès aux preuves
Les informations étant centralisées et classées, vous pouvez répondre rapidement aux demandes des autorités, sans remontées précipitées ni reconstitution manuelle de dossiers. - L’automatisation facilite la mise en relation des données contenues dans vos documents
Les informations extraites de chaque pièce justificative peuvent être rattachées à un produit, un fournisseur, une matière ou un site de production. Vous retrouvez ainsi rapidement les données selon la clé la plus pertinente pour vous et gagnez une vision plus lisible de l’ensemble de votre chaîne d’approvisionnement.
Automatiser sa gestion documentaire, c’est finalement se donner les moyens de travailler avec des preuves fiables, accessibles et maîtrisées, pour affronter sereinement les exigences croissantes de la conformité.
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Comment maîtriser sa gestion documentaire ?
Identifiez l'ensemble de vos documents
Recensez les documents indispensables à votre conformité et à votre pilotage interne, qu’il s’agisse de certificats de périmètre, certificats de transaction, audits sociaux, factures, contrats ou attestations diverses.
Évaluez leur importance en les classant par priorité, niveau de risque et fréquence d’usage pour savoir où concentrer vos efforts en premier.
Centralisez vos preuves documentaires
Regroupez l’ensemble de vos documents dans un référentiel unique, partagé par toutes les équipes concernées, afin de garantir cohérence et visibilité.
Définissez vos propres standards d’indexation, de nommage et d’archivage pour assurer une structuration homogène et faciliter la recherche d’informations.
Simplifiez la collecte auprès des fournisseurs
Mettez à disposition un espace collaboratif sécurisé et intuitif pour transmettre les documents attendus, sans échanges multiples ou pièces perdues dans une boîte mail.
Diminuez les relances manuelles en paramétrant des rappels automatiques et en guidant vos fournisseurs dans les documents à fournir et aux formats requis.
Vérifiez vos documents avec l'IA
Chargez vos documents dans un système d’extraction automatique des données pour lire, structurer et vérifier rapidement les informations contenues dans chaque pièce.
Comparez les données extraites avec vos propres critères internes, vos exigences réglementaires ou vos standards qualité afin d’identifier immédiatement les incohérences ou les manques.
Anticipez les échéances avec l’automatisation
Configurez des alertes automatiques pour éviter les documents expirés ou les certificats manquants.
Suivez le cycle de vie complet de chaque document, depuis son dépôt jusqu’à son renouvellement, pour ne jamais perdre la maîtrise de votre conformité.
Garantissez une conformité en continu en automatisant les demandes de renouvellement des pièces critiques à dates régulières.
Fonctionnalités cléspour votre gestion documentaire
Extraction automatique des données
Associez vos données documentaires à vos produits et fournisseurs
Trace For Good intègre à sa solution un moteur IA capable d’extraire automatiquement les informations essentielles de tous vos documents (certificats, audits, factures, fichiers administratifs, etc.). Mettez enfin fin aux saisies manuelles fastidieuses !
Ressources clés pour votre gestion documentaire
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Nos collaborations
liées à la gestion documentaire
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FAQ
Comment Trace For Good facilite la collecte de mes documents auprès de mes fournisseurs ?
La plateforme met à disposition un espace collaboratif sécurisé dans lequel vos fournisseurs déposent directement les documents attendus. Vous réduisez drastiquement les échanges par e-mail, guidez vos partenaires sur les pièces à fournir et pouvez paramétrer des relances automatiques en cas de retard ou de document manquant. Résultat : moins de friction, moins de ressaisies, plus de visibilité pour tout le monde.
Comment Trace For Good m’aide à anticiper les échéances et éviter les documents expirés ?
Vous pouvez configurer des alertes pour chaque type de document (certificat, audit, contrat…). À l’approche d’une date d’expiration, la plateforme vous notifie et peut déclencher automatiquement des demandes de renouvellement auprès des fournisseurs concernés. Vous gardez ainsi la maîtrise de votre conformité dans la durée, sans dépendre de suivis manuels.
Comment l’IA est-elle utilisée pour vérifier les documents ?
Les documents sont ingérés dans un moteur d’extraction automatique des données qui lit et structure les informations clés. Ces données sont ensuite comparées à vos critères internes, à vos exigences réglementaires et à vos standards qualité. Cela permet d’identifier rapidement les incohérences, les informations manquantes ou les documents non conformes, sans que vous ayez à tout relire manuellement.
En quoi la solution m’aide-t-elle en cas de contrôle ou de demande des autorités ?
Les preuves étant centralisées, indexées et reliées à vos produits et fournisseurs, vous pouvez retrouver en quelques clics les documents nécessaires à un contrôle : certificats, audits, factures, historiques de renouvellement, etc. Vous évitez les recherches dans l’urgence, les remontées manuelles et les dossiers incomplets, ce qui réduit fortement le risque de non-conformité réglementaire.
Quels types de documents puis-je gérer avec la plateforme Trace For Good ?
Vous pouvez centraliser tous les documents nécessaires à votre conformité et à votre pilotage interne : certificats de périmètre et de transaction, audits sociaux, factures, contrats, attestations, documents administratifs, etc. Chaque document est indexé selon vos propres standards (produit, fournisseur, matière, site de production…) pour être facilement retrouvé et exploité.